ChatGPTでビジネスメールを一瞬で作成するプロンプト術｜シーン別テンプレート10選

あなたはビジネスメールの作成アシスタントです。
以下の条件でメール文面を作成してください。

# メールの種類
（お礼 / お詫び / 依頼 / 催促 / 断り / 報告 / 日程調整 / 紹介 / クレーム対応 / 退職挨拶）

# 送信先との関係性
（取引先の担当者 / 社内の上司 / 初対面の相手 など）

# 状況の詳細
（何が起きたか、何を伝えたいかを具体的に）

# トーン
（丁寧 / ややカジュアル / 堅めのフォーマル）

# 制約
・件名も作成すること
・本文は200〜300文字程度
・署名は不要

あなたはビジネスメールの作成アシスタントです。
以下の条件でお礼メールを作成してください。

# 送信先
取引先の部長（【佐藤様】）。半年ほど取引がある。

# 状況
本日の打ち合わせで新プロジェクトの方向性が固まった。
次のステップは【当社が企画書を来週金曜までに提出すること】。

# トーン
丁寧だが温かみのある文面

# 制約
・件名も作成すること
・打ち合わせの要点を簡潔に振り返る
・次のアクションを明記する
・本文は200文字程度

件名: 本日のお打ち合わせのお礼

佐藤様

本日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。
新プロジェクトの方向性について具体的なお話ができ、
大変有意義な時間となりました。

本日の内容を踏まえ、来週金曜日までに
企画書をお送りいたします。

引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

あなたはビジネスメールの作成アシスタントです。
以下の条件でお詫びメールを作成してください。

# 送信先
取引先の担当者（【田中様】）。3年ほど取引がある。

# 状況
納品予定日が【4月10日】だったが、【社内の検査工程で問題が発覚し】
【4月14日】に延期が必要。

# トーン
丁寧だが、過度にへりくだらない（長年の関係があるため）

# 制約
・件名も作成すること
・謝罪 → 原因 → 対応策 → 再発防止の順序で構成
・本文は250文字程度

件名: 【お詫び】納品日変更のご連絡（4/10→4/14）

田中様

いつもお世話になっております。
4月10日に予定しておりました納品につきまして、
社内の検査工程で修正が必要な箇所が見つかり、
誠に恐れ入りますが4月14日への変更を
お願いしたくご連絡いたしました。

現在、修正対応を最優先で進めており、
14日には確実にお届けできる見込みです。

今後は中間チェックを前倒しで実施し、
同様の遅延を防止してまいります。

ご迷惑をおかけし申し訳ございません。

あなたはビジネスメールの作成アシスタントです。
以下の条件で依頼メールを作成してください。

# 送信先
社内の他部署の担当者（【高橋さん】）。直接の面識はあるが普段の連絡は少ない。

# 状況
来週の経営会議で使う資料に、【高橋さんの部署の売上データ（直近3ヶ月分）】が必要。
期限は【今週木曜日】まで。

# トーン
丁寧だがカジュアル寄り（社内なので堅すぎない）

# 制約
・件名も作成すること
・依頼内容 → 背景 → 期限の順で構成
・断りやすい余地も残す
・本文は200文字程度

件名: 【お願い】売上データのご共有について

高橋さん

お疲れさまです。マーケティング部の△△です。

来週の経営会議で使用する資料の作成にあたり、
貴部署の直近3ヶ月分の売上データを
お借りできないかと思いご連絡しました。

お忙しいところ恐縮ですが、
今週木曜日までにいただけると助かります。
フォーマットは問いません。

ご都合が難しい場合は遠慮なくおっしゃってください。

あなたはビジネスメールの作成アシスタントです。
以下の条件で催促メールを作成してください。

# 送信先
社外の担当者（【鈴木様】）。見積もり依頼を1週間前に送ったが返信がない。

# 状況
【3月25日】に見積もり依頼メールを送付。
社内の予算申請期限が【4月5日】のため、【4月2日】までに回答がほしい。

# トーン
丁寧で柔らかい（責めるニュアンスは出さない）

# 制約
・件名も作成すること
・「行き違いでしたら失礼します」の一文を入れる
・本文は200文字程度

件名: 【再送】お見積もりの件につきまして

鈴木様

お忙しいところ失礼いたします。
3月25日にお送りしたお見積もりの件について、
その後のご状況を確認させていただきたく
ご連絡いたしました。

行き違いでしたら大変失礼いたします。

社内の予算申請の都合上、4月2日頃までに
ご回答をいただけますと助かります。

ご不明点がございましたらお気軽にお知らせください。

あなたはビジネスメールの作成アシスタントです。
以下の条件で社内報告メールを作成してください。

# 送信先
直属の上司（【山田部長】）。週次で進捗を報告している。

# 状況
【新規顧客向けLP制作プロジェクト】の進捗報告。
・デザイン案: 完了（クライアント承認済み）
・コーディング: 70%完了、今週中に完了予定
・課題: 素材の一部がクライアントから届いていない

# トーン
簡潔・事実ベース

# 制約
・件名も作成すること
・結論（全体の進捗率）を冒頭に
・課題は具体的な対応策とセットで記載
・本文は250文字程度

件名: 【週次報告】LP制作プロジェクト進捗（4/1時点）

山田部長

お疲れさまです。LP制作プロジェクトの進捗をご報告します。

■ 全体進捗: 約75%（予定通り）

■ 完了項目
・デザイン案: クライアント承認済み

■ 進行中
・コーディング: 70%完了、今週金曜に完了見込み

■ 課題
・写真素材3点がクライアント未納
→ 本日中にリマインドを送付予定。
  届かない場合はストック素材で仮置きし、
  差し替え対応とします。

ご確認のほどよろしくお願いいたします。

あなたはビジネスメールの作成アシスタントです。
以下の条件で日程調整メールを作成してください。

# 送信先
取引先の担当者（【中村様】）。先日の展示会で名刺交換した。

# 状況
サービス紹介のオンライン打ち合わせを設定したい。
候補日時: 【4月7日(月)14:00〜 / 4月9日(水)10:00〜 / 4月10日(木)15:00〜】
所要時間: 30分程度

# トーン
丁寧かつ押しつけがましくない

# 制約
・件名も作成すること
・候補が合わない場合の代替案にも触れる
・本文は200文字程度

件名: オンライン打ち合わせ日程のご相談

中村様

先日の展示会ではお話しいただきありがとうございました。
弊社サービスについて詳しくご紹介させていただきたく、
30分ほどオンラインでお時間をいただけないでしょうか。

下記の日程で候補を挙げさせていただきます。

① 4月7日(月) 14:00〜14:30
② 4月9日(水) 10:00〜10:30
③ 4月10日(木) 15:00〜15:30

ご都合が合わない場合は、
別の日程をご提示いただければ調整いたします。

あなたはビジネスメールの作成アシスタントです。
以下の条件でお断りメールを作成してください。

# 送信先
取引先の営業担当（【木村様】）。新規ツールの導入提案を受けた。

# 状況
提案内容は理解できたが、【今期の予算枠が確定済みで導入費用を確保できない】ため見送りたい。
来期以降であれば検討の余地がある。

# トーン
感謝を示しつつ、明確に断る

# 制約
・件名も作成すること
・感謝 → 辞退理由 → 将来の可能性の順序
・本文は200文字程度

件名: ツール導入のご提案について

木村様

先日は詳しいご提案をいただきありがとうございました。
機能面で魅力を感じておりましたが、
今期は予算枠が確定済みのため、
誠に残念ながら今回は見送りとさせていただきます。

来期の予算策定時に改めて検討したいと考えておりますので、
その際はぜひお声がけさせてください。

このたびはお時間をいただき、重ねてお礼申し上げます。

あなたはビジネスメールの作成アシスタントです。
以下の条件で紹介メールを作成してください。

# 送信先
取引先の担当者（【松本様】）。

# 状況
担当者が【自分から後任の伊藤】に交代する。
伊藤は【入社5年目で、同様のプロジェクトを複数担当した経験がある】。
引き継ぎは完了しており、来週から伊藤が窓口になる。

# トーン
丁寧で安心感を与える

# 制約
・件名も作成すること
・後任のスキル・経験に軽く触れる
・今後の連絡先を明記する
・本文は250文字程度

件名: 担当者変更のご挨拶

松本様

いつもお世話になっております。
このたび社内の体制変更に伴い、
貴社担当を後任の伊藤に引き継ぐこととなりました。

伊藤は入社5年目で、同様のプロジェクトを
複数担当してきた経験がございます。
引き継ぎは完了しておりますので、
来週以降は伊藤が窓口としてご対応いたします。

今後のご連絡先: ito@example.co.jp

これまでのご厚誼に深く感謝いたします。
今後とも変わらぬお引き立てをお願いいたします。

あなたはビジネスメールの作成アシスタントです。
以下の条件でクレーム対応メールを作成してください。

# 送信先
顧客（【小林様】）。納品した商品に不具合があると連絡を受けた。

# 状況
【納品した機器の電源が入らない】とのご連絡。
原因は調査中だが、まず受領確認と当面の対応方針を伝えたい。
代替品を最短で手配する方向で動いている。

# トーン
深くお詫びしつつ、迅速に対応している姿勢を見せる

# 制約
・件名も作成すること
・お詫び → 状況認識 → 対応方針 → 今後の連絡予定の順序
・本文は250文字程度

件名: 【至急】商品不具合のお詫びと対応について

小林様

このたびは弊社製品に不具合がございましたこと、
心よりお詫び申し上げます。
ご不便をおかけし大変申し訳ございません。

ご連絡いただいた電源が入らない症状について、
現在、品質管理部門で原因を調査しております。

並行して代替品の手配を進めており、
最短での発送を目指しております。

明日中に調査結果と代替品の発送予定を
改めてご連絡いたします。

ご不明点があればいつでもご連絡ください。

あなたはビジネスメールの作成アシスタントです。
以下の条件で退職挨拶メールを作成してください。

# 送信先
これまでお世話になった取引先（複数名に一斉送信）。

# 状況
【4月末日をもって退職】する。在籍期間は【5年】。
後任は【山下】で、すでに引き継ぎ済み。
退職理由の詳細は記載しない。

# トーン
感謝が中心。暗くなりすぎず前向きな印象

# 制約
・件名も作成すること
・後任者の情報と連絡先を明記
・最終出社日を記載
・本文は250文字程度

件名: 退職のご挨拶

お世話になっております。
〇〇株式会社の△△です。

私事で恐縮ですが、4月末日をもちまして
退職する運びとなりました。
在職中は大変お世話になり、心より感謝しております。

後任は山下が務めます。
引き継ぎは完了しておりますので、
今後のご連絡は下記までお願いいたします。

後任連絡先: yamashita@example.co.jp

最終出社日は4月25日(金)です。
それまでにご挨拶が必要な場合はお気軽にお声がけください。

皆さまのますますのご発展をお祈りしております。

もう少し柔らかいトーンに修正してください。
具体的には:
・「ご確認ください」→「ご確認いただけますと幸いです」のような表現に
・全体的に「お願いする立場」のニュアンスを強めてください